Etykieta w biznesie

Dlaczego komunikacja z klientem przez sms jest w nie najlepszym tonie?

Wyobraźmy sobie taką sytuację: jesteśmy umówieni na lunch biznesowy z ważnym klientem w restauracji na 13:30, doskonale znamy to miejsce, nieraz tam byliśmy i dobrze wiemy, że standardowo dojazd samochodem zajmuje nam 20 minut a w korkach do 40-tu. Wychodzimy z biura dla bezpieczeństwa o 12:45 i to jest właśnie ten dzień! Samochód gaśnie na głucho, taksówka będzie za ponad 10 minut lub … (wpisz w to miejsce dowolny powód, w efekcie którego wiesz już na pewno, że na spotkanie z klientem spóźnisz się około 15 minut).  Jeśli jest to pierwsze spotkanie to spóźniając się  tracimy wiele, ale jest też duża szansa, że jeśli w profesjonalny sposób wyjaśnimy sytuację i przyczynę spóźnienia to mimo wszystko spotkamy się ze zrozumieniem i w ten sposób uratujemy sytuację.

Co wtedy najlepiej zrobić? Otóż dokładnie w momencie, kiedy orientujemy się, że raczej nie dotrzemy na czas najlepiej jest jak najszybciej zadzwonić do naszego klienta i krótko wyjaśnić zaistniałą sytuację naturalnie od razu dodając przeprosiny ze swojej strony. Telefon ten powinien być wykonany przed umówioną godziną spotkania. W żadnym wypadku nie powinno się wysyłać w tej sprawie do klienta smsa, gdyż jest to nieoficjalna forma komunikacji biznesowej. Naturalnie przez smsa nie wypada również umawiać, odwoływać spotkań ani też zapraszać. Mam na swojej czarnej liście kilka firm, które nieustannie spamują mnie ofertami czy też życzeniami świątecznymi właśnie przy użyciu smsów, ale prawdziwe faux pas popełnia pewien zakład fryzjerski, któremu swój numer udostępniłam wyłącznie na potrzeby siły wyższej, kiedy będą zmuszeni odwołać moją wizytę.

Smsy zachowujemy głównie na potrzeby relacji prywatnych. Myślę, że nasi dobrzy znajomi, którzy dostaną informację smsem, że z powodu ważnej i nieprzewidzianej sytuacji spóźnimy się kwadrans to zdecydowanie nie obrażą się.

***

P.S. Trzeba jednak dodać, że nie każda forma komunikacji z klientem przez sms zasługuje na potępienie. Niektóre gabinety lekarskie i stomatologiczne praktykują przypominanie o wizycie właśnie drogą smsową. Z racji, że stoi za tym pragmatyka i dobre chęci to jeśli wcześniej klient/pacjent wyraził na to zgodę jako dodatkową formę „przypominajki” to nie należy od tego odchodzić. Jednak jeśli dojdzie do sytuacji, że lekarz nie dojedzie do gabinetu i trzeba odwołać/przełożyć wizytę to jak już pisałam powyżej robienie tego tylko za pomocą smsa jest nietaktowne, zawsze lepiej zadzwonić.

Podziel się Share on FacebookShare on LinkedInShare on Google+Tweet about this on TwitterEmail this to someone

6 komentarzy do “Dlaczego komunikacja z klientem przez sms jest w nie najlepszym tonie?

  1. Spóźnienia szczególnie w dużych polskich miastach to chleb powszechni a jak spadnie pierwszy śnieg to telefony nie milkną.
    Sama nigdy nie błam miłośniczką używania SMS-ów w takich sytuacjach, ten artykuł tylko utwierdził mnie w moich przekonaniach.

  2. Ja zawsze staram się być umówiony na konkretną godzinę. Nie lubię się spóźniać na spotkania, aczkolwiek sam jestem osobą cierpliwą i potrafię poczekać te 15 – 20 minut. Jeżeli już wiem na 100%, że się spóźnię to staram się zawsze zadzwonić. Aczkolwiek w dobie posiada FB czasami warto z niego skorzystać, bo nie zawsze dana osoba może odebrać połączenie. Wtedy jest dobrze ją poinformować innym kanałem komunikacji.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *