Samantha Miller w swoim podręczniku E-mailowy savoir – vivre  radzi, aby w e-mailu najlepiej nie pisać niczego, czego nie mielibyśmy odwagi powiedzieć twarzą w twarz: szefowi, matce, najgorszemu wrogowi, prasie lub księdzu na spowiedzi [1]. W 1995 r. po raz pierwszy wykorzystano e-mail jako kluczowy dowód w sporze sądowym. Chodziło o cztery pracownice korporacji Chevron, które poskarżyły się na molestowanie seksualne przez kolegów w pracy. Początkowo nie było twardych dowodów a jedynie słowo przeciwko słowu, ale w toku postępowania zaczęto przeglądać e-maile mężczyzn, którym zarzucano molestowanie a tam znaleziono różne swawolne wiadomości w stylu: „25 powodów dla których piwo jest lepsze od kobiety”. To już był jakiś dowód na seksistowskie postawy w firmie i w efekcie ugody pracownice wywalczyły dla siebie solidne zadośćuczynienie [2].

Przykład powyżej jest poważny i dotyczy przestępstwa, ale to najlepszy dowód, na to że rozsyłanie niby „zabawnych” tekstów szczególnie wymierzonych przeciwko innym osobom  to zawsze fatalny pomysł zarówno w prywatnej jak i służbowej korespondencji. W jakich jeszcze sytuacjach po prostu bardziej wypada powiedzieć coś osobiście, wysłać oficjalny list lub zadzwonić niż wysyłać e-mail?

1. Informacja o spóźnieniu lub przełożeniu spotkania na krótko przez wcześniej umówioną godziną…

Świat biznesu jest bardzo dynamiczny i to normalne, że czasem trzeba przesunąć spotkanie o godzinę lub dwie nawet tego samego dnia, na kiedy było ono umówione.

W teorii wielu ma dziś smartfony i dostęp do internetu, ale wysyłanie prośby o przesunięcie spotkania e-mailem na dzień lub kilka godzin przed umówionym spotkaniem to przejaw niemałej arogancji lub ignorancji. Doświadczyłam tego nie raz i wiem, że to wcale nie jest jeszcze ginący gatunek w niepożądanych firmowych praktykach.

W takiej sytuacji zawsze należy zadzwonić i jeśli osoba, z którą byliśmy umówieni nie odpowiedziała osobiście na propozycję to w ustaleniach nic się nie zmieniło, nawet jeśli propozycja została wysłana e-mailem.

2. Zaproszenia na ważne firmowe wydarzenia;

E-mail jest mniej formalną formą komunikacji niż np. oficjalny list sporządzony na firmowym papierze i wysłany pocztą. Im bardziej uroczyste wydarzenie (np. spotkanie bożenarodzeniowe, rocznica powstania firmy itd.) tym bardziej elegancka powinna być oprawa w zapraszaniu a robienie tego wyłącznie e-mailem automatycznie obniży jego rangę.

3. Zwolnienie pracownika

Oczywiste jest, że spraw związanych z prośbą o podwyżkę, awans czy rezygnację z pracy nie będziemy komunikować przez e-mail, ale od czasu do czasu w mediach i w rozmowach ze znajomymi zdarza mi się słyszeć, że ktoś dostał wypowiedzenie e-mailem. To niedopuszczalne!

Te trzy zasady wymieniam na dobry początek, ciąg dalszy dyskusji na moich warsztatach Netykieta od @do Z, które już niebawem w Warszawie (26.01.2019 r. ) w Warszawie. Szczegóły i rejestracja znajdują się tutaj!

Przypisy:

1. S. Miller, E-mailowy savoir-vivre, Dom Wydawniczy REBIS, Poznań 2003 r., s. 175.
2. Przykład został zaczerpnięty z książki: S. Miller, E-mailowy savoir-vivre, Dom Wydawniczy REBIS, Poznań 2003 r.