Etykieta w biznesie

Jak napisać e-mail zgodny z etykietą biznesu, który przynosi postęp w sprawie?

Ostatnio dostałam dwa służbowe e-maile od pewnego pana. Każda z jego wiadomości zaczynała się od słów: „Pani Mariolo”. Już miałam na końcu języka a właściwie klawiatury odpowiedź, że po pierwsze nazywam się Maria a po drugie to nie jestem jego podwładną i mógłby zacząć chociaż od „Dzień dobry” lub „Szanowna Pani”… Postanowiłam być jednak złośliwa i nie dawać temu panu darmowych porad z etykiety, bo on pisząc do mnie nie pokusił się o żaden wysiłek. Drodzy Czytelnicy jesteście dla mnie bardzo ważni, życzę Wam jak najlepiej i  dlatego dziś specjalnie dla Was porcja informacji jak napisać e-mail, który nie tylko będzie bez zarzutu jeśli chodzi o netykietę, ale też przyniesie postęp w Waszej sprawie.

Przede wszystkim pisząc czy mówiąc cokolwiek warto pamiętać o triadzie aksjologicznej: dobro – piękno – prawda, która choć pochodzi ze starożytności to sprawdza się zawsze nawet dziś.

Co musi się stać, aby nasz komunikat osiągnął swój cel i trafił na dobry grunt? Tu polecam przemyślenia prof. Małgorzaty Marcjanik, aby działać tak, aby nasz odbiorca:

  • czuł się w kontakcie z nadawcą dobrze, to znaczy był przez niego akceptowany i szanowany,
  • odbierał adresowany przez niego tekst jako estetyczny ( w tym językowo poprawny i nieobraźliwy),
  • czuł, że nadawca mówi prawdziwie, szczerze, nie realizując przy tym celów dla odbiorcy niejasnych [1].

E-maile to współczesny wynalazek i choć pierwszy e-mail wysłał sam do siebie Ray Tolimson w 1971 r. to w Polsce tradycja tej komunikacji liczy zaledwie 28 lat. Klasyka gatunku ciągle się kształtuje, ale dobre praktyki istnieją. A co z pewnością do nich nie należy? Gdybym miała stworzyć ekspresową listę e-mailowych gaf to znalazłyby się na niej:

  • brak powitalnego zwrotu grzecznościowego w postaci „Szanowny Panie” lub chociaż „Dzień dobry”;
  • zaczynanie maila od „Witam”;
  • stosowanie emotikonów w oficjalnych e-mailach biznesowych;
  • stosowanie liter drukowanych, które są odpowiednikiem krzyku;
  • brak tematu wiadomości;
  • adres e-mailowy w stylu: wandzia18@milusinska.pl;
  • zakończenie wiadomości zwrotem „Pozdrawiam” zamiast „z wyrazami szacunku” , „łączę pozdrowienia” czy „z poważaniem”;
  • brak stopki w e-mailach służbowych;
  • błędy ortograficzne;
  • brak odpowiedzi na e-mail.

W biznesie jednak nie chodzi wyłącznie, aby było ładnie, tu liczy się skuteczność. Jak sprawić, aby e-mail, który piszemy np. do naszych współpracowników przyniósł efekt i postęp sytuacyjny? Tu najlepiej zainspirować się e-mailami, które piszą do siebie żołnierze. Oczy na pewne aspekty otworzył mi ostatnio Kabir Seghal, wiceprezes J.P. Morgan i producent płyt nagradzanych Grammy i Latin Grammy, który wcześniej służył w Marynarce Wojennej Stanów Zjednoczonych i jest porucznikiem rezerwy. Napisał on artykuł dla Harvard Business Review Polska, w którym przedstawił trzy kluczowe rady jak pisać efektywne e-maile z wojskową precyzją. Oto one:

  1. Tematy powinny zawierać słowa kluczowe
  2. W treści najpierw myśl przewodnia BLUF – czyli Bottom Line Up Front. BLUF powinien szybko udzielić odpowiedzi na pięć podstawowych pytań: kto, co, gdzie, kiedy i dlaczego.
  3. Zwięzłość wypowiedzi. Krótkie e‑maile są skuteczniejsze od długich [2].

Oczywiście ważne jest też, aby na e-maile odpisywać najszybciej jak to możliwe idealnie do 24 godzin a kiedy jesteśmy na urlopie nie zapominać o ustawieniu autorespondera.

Przypisy:

  1. M. Marcjanik, Grzeczność w komunikacji językowej, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2007, s. 11.
  2. Źródło: na podstawie https://www.hbrp.pl/b/jak-pisac-e-maile-z-wojskowa-precyzja/Ok72ISNa.

P.S. Ten wpis jest mniej więcej wprowadzeniem do tematu. Jest jeszcze wiele detali interpunkcyjnych na które należy zwracać uwagę. Opisałam je w mojej nowej książce, więc jeśli macie ochotę to zapraszam do jej lektury lub publikacji innych autorów piszących o etykiecie biznesu. Wiele ważnych informacji na ten temat znajdziecie też w Poradni Językowej PWN: https://sjp.pwn.pl/poradnia.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *